Getting Things Done

David A. Allen es el autor del libro, "Getting Things Done", en el cuál crea un sistema de organización personal que se ha convertido en casí una religión para millones de personas. Más conocido por sus siglas GTD (18.500.000 resultados en google) el sistema de flujo de trabajo de Allen, se basa en tres principios fundamentales: Primero en escribir en algún lugar todas (absolutamente todas) las "cosas" que tienes o quieres hacer. Segundo. Distinguir las "cosas" de los "proyectos" y las "acciones". Tercero: Poner cada una de estas acciones ( y sólo las acciones) en tu lista de tareas, ordenadas según su contexto. Muy sencillo. Si miras tu agenda, o el posit amarillo que tienes en el ordenador pone: "Hacer la declaración de renta". O probablemente "Renta". O aún peor. No lo tienes ni escrito. Pero lo tienes en tu mente. Y de vez en cuando te asalta: "la renta". Pero.. ¿qué es "hacer la renta"?. No lo sabes exactamente y por eso aplazas una y otra vez la tarea. Según Allen, cualquier tarea de tu lista si no es algo que requiere una acción fisica (pensar, escribir, llamar, comprar...) es una "cosa" sobre la que deberás pensar un poco antes de poder llevarla a cabo. Para hacer la renta, necesito los certificados de las nominas, yo no los tengo, los tiene la gestoría, así que debo llamar y pedirlos, ¡ EH, ya tengo una acción !, algo que realmente puedo y se hacer: Llamar a la gestoría. Y luego tendré que ir a buscarlo, otra cosa que hacer, y luego llevarselo al asesor fiscal, pero antes tendre que pedirle cita, ¡ ostras ! otra cosa..llamar y pedir cita al asesor. ¿Y si me falta algún papel más?. Cuando le llame para pedirle cita le preguntaré que debo llevar. Quizás mejor que le llame antes de ir a la gestoria, y así sabré si les he de pedir otro papel..luego con el formulario hecho, como todos los años tengo que llevarlo al banco y pedirle dinero a algún amigo para pagar. Así que en menos de un minuto mi cosa "hacer la renta" ha quedado en una lista de tareas o "acciones".

1. Llamar al asesor, preguntarle que documentación necesito y pedirle cita. (teléfono)
2. Llamar al gestor (teléfono)
3. buscar facturas del médico (casa)
4. Quedar con juan para ir a comer y pedirle dinero.(teléfono)
5. Recoger la documentación del gestor. ( mi ciudad)
6. Ir a comer con juan. (ciudad B)
7. Ir al banco a pagar la renta. (mi ciudad, banco)

Entre paréntesis he puesto el contexto en el que transcurrirá la acción. El asesor tiene su despacho en una ciudad vecina, y juan en otra, y probablemente si lo piensas un poco tengas muchas otras cosas que hacer en el banco. Por eso cada vez que disecciones tus "cosas" en "acciones" anota junta a ellas el contexto en el que las harás. Las llamadas al telefono, el pago de facturas en el banco, otras gestiones las harás en la ciudad donde vive Juan, que es donde vive también un cliente al que hace tiempo debes visitar. Y cuando te pongas frente al telefono, harás la llamada al gestor, a juan y al asesor una detrás de otra, aprovechando tu estreñímiento y que te has llevado al baño el móvil y la lista de tareas "al telefono" . Cuando vayas a ciudad B a comer con Juan aprovecharás y haras la gestión con el cliente, y cuando vayás al banco, llevarás tu carpeta titulada "banco" dónde pones todo lo que necesitarás cuando éste ahí. Este es a resumida cuentas el sistema GTD, y funciona.

Pero no nos interesa de momento acabar con nuestra lista de tareas cotidianas. Ahora nos interesa centrarnos en una de las fases del sistema GTD: la planificación. Cómo convertir la lista de cosas que queremos conseguir en una lista de acciones que podemos hacer. Allen detalla en su libro su sistema de planificación natural, que no requiere más que unos pocos minutos, un lápiz y una servilleta de papel, o el reverso de un sobre.

En la ultima semana, has pensado mucho en tí y en tu vida. Probablemente en tu lista de pregunta, haya muchas relacionadas en cómo dejar alguna adicción, estar en forma, conseguir o mantener un amor, ganar (más) dinero o llegar a ser el coreógrafo de Shakira. Las preguntas han sido la palanca que ha activado nuestro pensamiento allí dónde antes sólo había bloqueo y prejuicios. Su resultado, no son respuestas, es una lista de proyectos que van a transformar nuestra vida. Vamos a convertir estos proyectos en una sucesión ordenada de acciones físicas que invariablemente nos conducirán al éxito. ¿Preparados?..